Опубликовал admin в . Опубликовано в 2012 год Отдел ЗАГС Тамбовской области

 Проверка отделом ЗАГС Тамбовской области

3 октября 2012 года с целью осуществления контроля за исполнением полномочий Российской Федерации по государственной регистрации актов гражданского состояния, заместителем начальника отдела загс области была осуществлена проверка работы отдела загс администрации Уваровского района Тамбовской области за период с 01.01.2012 по 03.10.2012.

Для проведения проверки отделом загс были представлены следующие документы:

  • Положение об отделе загс;

  • должностные инструкции;

  • номенклатура дел;

  • бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

  • журналы прихода и расхода бланков свидетельств о государственной

    регистрации актов гражданского состояния;

  • книги записей актов гражданского состояния;

  • опись архивного фонда.

 

В ходе проверки было  установлено:

1. Отдел загс действует на основании Положения об отделе загс, утвержденного постановлением администрации Уваровского района от 19.03.2012 №122 (далее – Положение).

При изучении Положения было выявлено, что некоторые пункты раздела «Функции отдела» не соответствовали Закону области.

Замечания устранены в ходе проверки.

Должностные инструкции начальника и ведущего специалиста отдела загс, утвержденные главой района А.Н. Бочаровым 19.03.2012 год, также нуждались в доработке.

Замечания также были устранены в ходе проверки.

2. Проверена организация учета, хранения и расходования бланков строгой отчетности в отделе загс.

Бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в сейфе.

На день проверки в отделе загс имелись в наличии бланки свидетельств, количество и серийные номера которых соответствовали количеству и серийным номерам полученных бланков с учетом их расхода.

Журналы по учету прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния прошнурованы, листы пронумерованы, общее количество листов заверено подписью должностного лица и скреплено печатью.

Подписи граждан за полученные свидетельства имеются.

Работа отдела загс осуществляется согласно годовому плану, который разработан четко и включает в себя все стороны деятельности органов загс.

Правильная постановка делопроизводства в органах загс является одним из основных условий четкой организации работы и способствует своевременному и правильному оформлению документов.

В отделе загс имеется номенклатура, утвержденная главой Уваровского района А.Н. Бочаровым, согласно которой заведены папки дел и

журналы. На всех папках дел указаны все предусмотренные для указания реквизиты: наименование отдела загс, наименование дела, индекс дела, срок хранения со ссылкой на соответствующую статью, дата начала и окончания дела. Вся отработанная документация регулярно подшивается. Дела с истекшим сроком хранения своевременно уничтожаются.

В отделе загс ведутся журналы регистрации входящей, исходящей и входящей-исходящей корреспонденции, а также журнал личного приема граждан. Журналы правильно и своевременно заполняются.

Архивохранилище отдела загс расположено в отдельном рабочем кабинете. Имеется пожарная сигнализация, на окнах и входной двери установлены датчики, реагирующие на движение. Актовые книги хранятся в деревянных шкафах, которые пропитаны противопожарным средством.

Опись архивного фонда записей актов гражданского состояния имеется и соответствует установленному образцу.

В электронный вид за период с 01.01.1984 по настоящее время переведено около 20305 записей актов гражданского состояния.

В отделе загс проведена работа по подготовке к предоставлению государственных услуг в электронном виде. Имеются 2 компьютера, 4 принтера (из них 2 струйных), сканер, факс, установлен программный комплекс «Находка-ЗАГС», организована работа по защите информационных систем органов загс области — введена в эксплуатацию защищенная сеть передачи персональных данных VIPNet с использованием ЭЦП.

 

Выводы и предложения проверяющей комиссии:

1. Активизировать работу по введению в электронную базу архива записей актов гражданского состояния.

Архивы

Свежие комментарии

admin

|

Уважаемые жители нашего района! Оставляйте свои отзывы о работе нашего отдела.